Mandat na PFRON to koszt, za którym nie stoi żadna praca wykonana dla firmy. Zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami (OzN) może odwrócić ten rachunek: obniżyć mandat i uruchomić zespół, który wykonuje zadania, na które dziś brakuje ludzi. Potrzebne są do tego trzy rzeczy: realna praca, poprawne wyliczenie i osoba, która może podjąć decyzję o nowych etatach (ustawa, art. 21).
W InnoThink zaczynamy od pieniędzy i zakresu pracy, nie od deklaracji. Sprawdzamy, ile firma płaci dziś, jaka część tego budżetu może sfinansować zespół i kto będzie odbierał jego wynik.
W standardowym przypadku mandat na PFRON dotyczy pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 25 etatów przeliczeniowych i nie osiąga wymaganego wskaźnika 6%. Miesięczny rachunek zależy od luki w zatrudnieniu i aktualnej podstawy, nie od liczby nazwisk na firmowej liście (PFRON: wysokość i sposób liczenia).
Na potrzeby pierwszej rozmowy przyjmujemy przedział 4 650–18 600 zł miesięcznie jako orientacyjny wpływ zatrudnienia jednej osoby, z uwzględnieniem NKUP. To orientacyjny zakres do pierwszego oszacowania, nie jednolita stawka dla każdego pracownika ani gwarancja oszczędności. Dokładny efekt zależy od dokumentów, pozostałej luki, zmian zatrudnienia i sytuacji podatkowej firmy.
Pełny wynik projektu liczymy szerzej: oszczędności plus wartość wykonanej pracy minus łączne koszty. Pieniądze pokazujemy osobno, wycenę pracy osobno. Zarząd widzi wtedy, co rzeczywiście zmieni się w budżecie, a co jest oszacowaną wartością dodatkowego rezultatu.
Na tej stronie: kalkulacja dla 1000 FTE · koszt kolejnego miesiąca bez decyzji · wynagrodzenie GUS i opóźnienie danych · FAQ
Liczymy dla konkretnego pracodawcy, nie dla całej grupy kapitałowej. Ustalamy średni miesięczny stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty oraz zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami uwzględniane w tym rachunku. Liczba osób i liczba FTE to zwykle dwie różne liczby (PFRON: miesięczny stan zatrudnienia).
Dla firmy z 1000 FTE standardowe 6% oznacza punkt odniesienia 60 FTE. Nie znaczy to, że taka firma powinna zatrudnić 60 nowych osób. Trzeba uwzględnić już zatrudnionych pracowników z orzeczeniami, schorzenia szczególne oraz to, że po uruchomieniu projektu rośnie także zatrudnienie ogółem (ustawa, art. 21).
Nie każdy pracodawca podlega identycznym zasadom: istnieją wyłączenia i odrębne wskaźniki. Przed przygotowaniem oferty finanse lub payroll potwierdzają właściwy sposób liczenia. Dalej pokazujemy standardowy wariant dla firmy objętej wskaźnikiem 6% (ustawa, art. 21).
Potrzebujemy danych za ten sam miesiąc. Stan zatrudnienia z końca roku, aktualny mandat i planowana liczba osób z trzech różnych okresów nie dają jednego rachunku.
| Dane wejściowe | Co trzeba ustalić |
|---|---|
| Zatrudnienie ogółem | Średnie miesięczne FTE właściwego pracodawcy, po wymaganych wyłączeniach. |
| Obecne zatrudnienie OzN | FTE, stopnie niepełnosprawności, właściwe dokumenty i daty ich uwzględnienia. |
| Planowane nowe zatrudnienie | Liczba etatów, termin startu i wpływ na zatrudnienie ogółem. |
| Podstawa naliczania | Wartość obowiązująca dla rozliczanego miesiąca. |
| Podatek i punkt wyjścia | Stawka CIT, możliwość wykorzystania kosztów podatkowych oraz ewentualne ulgi z faktur. |
Zatrudnienie ustala się jako średnią z dziennych stanów w miesiącu. Osoba, która zaczyna pracę w połowie miesiąca, nie daje więc automatycznie efektu pełnego miesiąca (PFRON: zasady obliczeń).
W standardowym rachunku:
Ten skrót łączy podstawowy rachunek zatrudnienia z efektem schorzeń szczególnych. Wynik do rozliczenia potwierdza payroll na dokumentach i danych za dany miesiąc (PFRON: wzór i wskaźniki, rozporządzenie dotyczące schorzeń szczególnych).
We wrześniu, październiku i listopadzie 2026 r. podstawa wynosi 9 233,13 zł. Pochodzi z wynagrodzeń za II kwartał 2026 r.; do kalkulacji używamy wartości obowiązującej w danym miesiącu (PFRON: przeciętne wynagrodzenie).
Nie każdy etat daje ten sam efekt w rachunku PFRON. Znaczenie mają stopień niepełnosprawności i odpowiednio udokumentowane schorzenie szczególne (ustawa, art. 21, rozporządzenie).
| Wariant | Łączny efekt w rachunku |
|---|---|
| Podstawowe uwzględnienie etatu OzN | 1× |
| Umiarkowany stopień i właściwe schorzenie szczególne | 3× |
| Znaczny stopień i właściwe schorzenie szczególne | 4× |
Warianty w tabeli opisują łączny efekt wynikający z zatrudnienia i obniżenia wymaganego wskaźnika. Nadal zatrudniamy jedną osobę na jednym etacie, nie kilku pracowników; warunki potwierdza się na dokumentach (PFRON: wskaźnik z uwzględnieniem schorzeń szczególnych).
Trzy warunki trzeba sprawdzić, zanim orientacyjny przedział dla jednej osoby zmieni się w ofertę dla firmy. Przy nowym etacie rośnie również N, czyli zatrudnienie ogółem. Przy zatrudnieniu na część miesiąca zmienia się średnia miesięczna. Gdy luka została już zamknięta, kolejny etat nie tworzy ujemnego mandatu (PFRON: zasady obliczeń).
Mandat na PFRON nie obniża podstawy opodatkowania CIT. Dlatego w rachunku pokazujemy zarówno nominalny mandat, jak i równoważną kwotę przed opodatkowaniem, którą firma musi zarobić, żeby go sfinansować (ustawa CIT, art. 16 ust. 1 pkt 36).
Przy założeniu CIT 19% ekwiwalent przed podatkiem liczymy jako E = M / 0,81. Stawka 19% jest założeniem tego przykładu, nie stawką wszystkich firm; zastosowanie rachunku potwierdzamy dla sytuacji podatkowej klienta (Ministerstwo Finansów: stawki CIT).
W przykładzie poniżej:
| Poziom rachunku | Miesięcznie, w przybliżeniu |
|---|---|
| Nominalny mandat M | 225 200 zł |
| Przyrost wynikający z NKUP: E − M | 52 800 zł |
| Łączny ekwiwalent przed opodatkowaniem E | 278 000 zł |
Można dodać nominalny mandat i sam przyrost wynikający z NKUP: M + (E − M) = E. Nie dodajemy nominalnego mandatu do pełnego ekwiwalentu, bo policzylibyśmy tę samą podstawę drugi raz. Ekwiwalent nie jest dodatkową kwotą przelewaną do PFRON.
To scenariusz obliczeniowy, nie opis wyniku klienta. Pokazuje pełny miesiąc po uruchomieniu zespołu, bez wcześniejszego zatrudnienia OzN uwzględnianego w rachunku i bez ulg z faktur. Wszystkie 18 nowych etatów zwiększa zatrudnienie ogółem.
Zakładamy dziewięć etatów z efektem 3× i dziewięć z efektem 4×, przy potwierdzonych dokumentach. Łączny efekt wynosi 9 × 3 + 9 × 4 = 63. To założony skład zespołu, nie obietnica dostępności konkretnych kandydatów.
| Etap obliczenia | Przed projektem | Pełny miesiąc po uruchomieniu |
|---|---|---|
| Zatrudnienie ogółem N | 1000 FTE | 1018 FTE |
| Punkt odniesienia: 6% × N | 60 FTE | 61,08 FTE |
| Łączny efekt A uwzględniany w rachunku | 0 | 63 |
| Pozostała luka, nie mniej niż zero | 60 FTE | 0 FTE |
| Nominalny mandat, zaokrąglony do setek | 225 200 zł | 0 zł |
| Ekwiwalent przed podatkiem, przy CIT 19% | 278 000 zł | 0 zł |
Przed projektem: 60 × 40,65% × 9 233,13 zł daje około 225 200 zł nominalnego mandatu miesięcznie. Po zatrudnieniu: 6% × 1018 − 63 jest poniżej zera, więc w tym scenariuszu luka wynosi zero. Zasada naliczania i podstawa pochodzą z PFRON oraz tabeli obowiązującej podstawy; liczebność zespołu jest założeniem przykładu.
Rzeczywisty pierwszy miesiąc może wyglądać inaczej, jeżeli ludzie zaczynają w różnych terminach. Spadek zatrudnienia, zmiana dokumentów lub struktury zespołu również wymagają ponownego przeliczenia. Zero wpisane raz do prezentacji nie utrzymuje się samo (PFRON: miesięczny stan zatrudnienia).
W tym scenariuszu przyjmujemy około 219 000 zł łącznego kosztu projektu miesięcznie. Obejmuje on zatrudnienie i uzgodnioną obsługę InnoThink według przyjętych parametrów. To założenie kalkulacji, nie cennik dla każdej roli i firmy. Jeżeli konkretne wdrożenie wymaga dodatkowego sprzętu, licencji lub innego kosztu, dopisujemy go przed decyzją.
Osobno przyjmujemy około 132 500 zł miesięcznej wartości pracy. To roboczy szacunek wartości równoważnej pracy według kosztowego punktu odniesienia, przy pełnym wykonaniu i odbiorze zadań. Nie jest to dodatkowy przychód ani potwierdzona oszczędność gotówkowa. Przed startem klient zatwierdza metodę wyceny, a po starcie sprawdza wykonanie.
| Składnik miesięcznego rachunku | Wartość w przybliżeniu |
|---|---|
| Oszczędność w ekwiwalencie przed podatkiem B | 278 000 zł |
| Łączny koszt projektu C | 219 000 zł |
| Nadwyżka przed opodatkowaniem B − C | 59 000 zł |
| Oszacowana wartość wykonanej pracy V | 132 500 zł |
| Łączny efekt ekonomiczny B + V − C | 191 500 zł |
Łączny efekt wynosi w zaokrągleniu 278 000 + 132 500 − 219 000 = 191 500 zł miesięcznie. Składają się na niego nadwyżka w rachunku przed opodatkowaniem i oszacowana wartość pracy. Nie nazywamy całej tej kwoty oszczędnością gotówkową.
W części podatkowej zakładamy możliwość rozpoznania kosztów projektu jako kosztów podatkowych i wykorzystania ich wpływu przy CIT 19%. VAT przyjmujemy jako neutralny i pomijamy. Nie uwzględniamy dofinansowań wynagrodzeń. Zaokrąglenia do pełnych setek służą czytelności; rachunek kontrolny powstaje na wartościach niezaokrąglonych.
Przy niezmienionych założeniach firma nadal ponosi około 225 200 zł nominalnego mandatu miesięcznie. Po uwzględnieniu NKUP odpowiada to około 278 000 zł przed opodatkowaniem. To nie są dwa wydatki: druga kwota zawiera już pierwszą oraz przyrost wynikający z braku kosztu podatkowego.
W skali 12 miesięcy nominalny mandat wynosi około 2 702 400 zł. Przyrost wynikający z NKUP to około 633 900 zł, a cały ekwiwalent przed opodatkowaniem wynosi około 3 336 200 zł. Roczne wartości liczymy na dokładnych danych, a dopiero potem zaokrąglamy do setek, dlatego suma zaokrąglonych składników może różnić się o 100 zł.
Co ta ostatnia kwota oznacza dla zarządu? Jeżeli firma usunie cały mandat, to teoretycznie może przeznaczyć jego pełny ekwiwalent na potrzebne zakupy będące kosztami podatkowymi. W tym przykładzie to około 3,34 mln zł rocznego budżetu zakupowego, zamiast około 2,70 mln zł nominalnego mandatu. Jeżeli wyda całość, nie zachowa oszczędności w wyniku finansowym. Będzie miała za to kupione usługi, narzędzia lub materiały. To inny sposób wykorzystania tego samego obciążenia ekonomicznego, nie dodatkowy zwrot pieniędzy z NKUP.
Założenia są konkretne: CIT 19%, cały wydatek rozpoznany i wykorzystany jako koszt podatkowy w porównywanym okresie, VAT neutralny oraz faktyczne usunięcie mandatu. Kontrola rachunku: roczny ekwiwalent × 81% = roczny nominalny mandat; rachunek wykonujemy przed zaokrągleniem liczb. Nie każdy zakup daje taki efekt od razu, na przykład gdy rozlicza się go przez amortyzację (ustawa CIT: koszty podatkowe, NKUP i stawka, art. 15, 16 i 19).
W projekcie InnoThink część tego budżetu finansuje już zatrudnienie i obsługę. Po uwzględnieniu pełnego kosztu projektu z naszego przykładu pozostaje około 707 700 zł rocznie przed opodatkowaniem. Firma może zachować tę nadwyżkę albo przeznaczyć ją na kolejne koszty podatkowe przy tych samych założeniach. Nie może wydać ponownie całych 3,34 mln zł obok kosztu projektu. Sam zakup, w tym zakup z ulgą z art. 22, nie jest mechanizmem usunięcia całego mandatu (ustawa, art. 21 i 22).
Osobno liczymy wartość pracy zespołu. Dwunastokrotność łącznego efektu projektu, czyli oszczędności przed podatkiem plus wartości pracy minus wszystkich kosztów, wynosi około 2 298 100 zł. To nie jest dodatkowy budżet zakupowy. Wszystkie roczne liczby pokazują skalę przy stałych parametrach, a nie prognozę kolejnych 12 miesięcy. Podstawa naliczania, zatrudnienie, koszty i wykonanie pracy mogą się zmienić.
Piętnaście lat zmienia skalę rachunku. W I kwartale 2011 r. przeciętne wynagrodzenie wynosiło 3 466,33 zł, a w I kwartale 2026 r. już 9 562,88 zł. W zaokrągleniu: z około 3,5 tys. do około 9,5 tys. zł (GUS: I kwartał 2011, GUS: I kwartał 2026). Przy tej samej luce w zatrudnieniu mandat rośnie proporcjonalnie do podstawy, nawet jeżeli firma nie zmienia liczby pracowników (ustawa, art. 21). Brak decyzji nie zamraża kosztu na dzisiejszym poziomie.
Przeciętne wynagrodzenie nie rośnie w oderwaniu od gospodarki. Podwyżki płacy minimalnej wpływają na dolną część wynagrodzeń i presję na siatki płac, inflacja zwiększa oczekiwania podwyżek, a rozwój gospodarki i produktywności zmienia możliwości płacenia oraz popyt na pracę (NBP: mechanizm dynamiki wynagrodzeń, materiał z lipca 2024). To powiązane procesy, nie jeden automatyczny przelicznik. Mandat nie jest indeksowany bezpośrednio ani inflacją, ani pensją minimalną: do wzoru trafia kwartalne przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej (ustawa, art. 2 pkt 4 i art. 21).
Długi trend nie oznacza wzrostu w każdym kwartale. Po 9 562,88 zł za I kwartał 2026 r. GUS podał 9 233,13 zł za II kwartał; właśnie ta druga kwota obowiązuje w rachunku PFRON od września do listopada 2026 r. (GUS: II kwartał 2026, PFRON: okresy stosowania). Do rozliczenia bierzemy właściwą podstawę. Do rozmowy o przyszłym budżecie dodajemy trend i warianty, zamiast zakładać, że dzisiejszy koszt zostanie z firmą na zawsze.
Źródło danych: przeciętne wynagrodzenie kwartalne GUS. Zakres danych: 1999Q1–2026Q2. Wykres pokazuje trend historyczny, nie prognozę kolejnej wartości.
Od kwietnia, czyli pierwszego miesiąca pomiaru, do grudnia, czyli miesiąca złożenia deklaracji za listopad, mieści się dziewięć miesięcy kalendarzowych.
W rozliczeniu PFRON spotykają się cztery momenty: okres, z którego pochodzą wynagrodzenia, publikacja GUS, miesiące stosowania podstawy oraz termin złożenia deklaracji. Kwartalne dane opisują przeszłość, a podstawę stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po ogłoszeniu komunikatu w Monitorze Polskim (ustawa, art. 2 pkt 4).
W obecnym przykładzie wynagrodzenia z kwietnia, maja i czerwca 2026 r. dały średnią 9 233,13 zł. GUS ogłosił ją 10 sierpnia, publikacja w Monitorze Polskim nastąpiła 11 sierpnia, a firma stosuje tę podstawę za wrzesień, październik i listopad. Deklarację DEK-I-0 za listopad składa już w grudniu (GUS, PFRON, ustawa, art. 49 ust. 2). To miesięczne deklaracje korzystające z jednej podstawy przez trzy miesiące, nie deklaracja kwartalna.
Jeżeli zakres czasu liczymy kalendarzowo od kwietnia, pierwszego miesiąca uwzględnianego w średniej, do grudnia, miesiąca złożenia deklaracji za listopad, obejmuje on dziewięć miesięcy kalendarzowych. Nie oznacza to dziewięciu pełnych miesięcy opóźnienia jednego odczytu. Pokazuje jednak, jak daleko od momentu rozliczenia może leżeć najstarszy składnik średniej. To właśnie „podróż w czasie”: grudniowa deklaracja korzysta z podstawy zbudowanej z danych, które zaczęły powstawać w kwietniu.
Bieżące dane miesięczne pomagają ocenić kierunek zmian, ale nie zastępują podstawy ustawowej. Dane z sektora przedsiębiorstw mają też inny zakres niż dane dla całej gospodarki narodowej (GUS: zakres statystyki wynagrodzeń). Piotr Konopka opisał ten rozdźwięk jako „podróż w czasie” w artykule „System zatrudniania OzN w Polsce: tłumaczenie z polskiego na nasze”.
Bezpośrednie zatrudnienie z art. 21 zmienia własny wskaźnik pracodawcy. Mechanizm zakupowy z art. 22 pozwala wykorzystać obniżenie związane z uprawnionym zakupem, ale nie zwiększa zatrudnienia OzN u nabywcy. To dwie różne decyzje biznesowe (ustawa, art. 21 i 22).
| Pytanie | Zatrudnienie u siebie: art. 21 | Zakup z ulgą: art. 22 |
|---|---|---|
| Co zmienia rachunek? | Własne zatrudnienie i wynikający z niego wskaźnik. | Udokumentowane obniżenie z odpowiedniego zakupu. |
| Czy ten mechanizm sam może doprowadzić mandat do zera? | Tak, przy spełnieniu właściwych warunków zatrudnienia i wskaźnika. | Nie: wykorzystanie jest ograniczone do 50% mandatu należnego w miesiącu. |
| Jakie koszty pozostają? | Koszt zatrudnienia i obsługi projektu. | Wydatek na kupioną usługę lub produkcję. |
W art. 22 działają dwa różne limity: limit kwoty obniżenia, do 50% wartości netto objętej nim faktury, i limit wykorzystania, do 50% mandatu za miesiąc. Potrzebne są m.in. uprawniony sprzedawca, kwalifikujący się zakup, terminowa zapłata i INF-U; niewykorzystaną kwotę można rozliczać w ustawowym okresie sześciu miesięcy (ustawa, art. 22 ust. 1–5).
Jeżeli kupujesz sprzątanie, nadal płacisz za sprzątanie. Ten wydatek nie znika z budżetu tylko dlatego, że dzięki zatrudnieniu u siebie mandat później spadnie do zera. Porównując warianty, uwzględniamy cenę i potrzebę usługi, możliwą do wykorzystania ulgę oraz koszt i wartość własnego zespołu.
Finanse potwierdzają rachunek. Właściciel biznesowy wskazuje zadania i odpowiada za ich odbiór. Sponsor z prawem decyzji zatwierdza nowe etaty i zakres projektu. HR pomaga uruchomić zatrudnienie, ale nie powinien sam rozstrzygać, czy firma chce przeznaczyć budżet mandatu na dodatkową pracę.
Zaczynamy od bezpłatnego rozpoznania. Ustalamy dane, skalę i zadania, a następnie odpowiedzialności, rekrutację, narzędzia oraz start zespołu. Termin zależy także od szybkości decyzji po stronie klienta. Szczegóły i punkty, w których projekt może się zatrzymać, opisujemy na stronie Proces Wdrożenia.
Pracowników zatrudnia klient. InnoThink organizuje uzgodnioną rekrutację, wdrożenie i obsługę tak, aby zaangażowanie HR było minimalne. Nie jest to sposób na ukrycie nowych etatów pod nazwą outsourcingu. Zakres obsługi i podział odpowiedzialności opisujemy na stronie Model Biznesowy.
Kalkulacja jest użyteczna tylko wtedy, gdy wiadomo, jakie warunki muszą się utrzymać. Przed startem sprawdzamy zarówno dane do mandatu, jak i zdolność organizacji do wykorzystania pracy zespołu.
Przed startem zapisujemy punkt wyjścia: mandat, zatrudnienie, koszty oraz zakres niewykonanej lub inaczej realizowanej pracy. Po starcie porównujemy ten sam zakres i okres. Raport obejmuje rzeczywisty mandat, pełne koszty oraz odebraną pracę z jej jakością i terminowością.
Nie przypisujemy sobie oszczędności, które firma osiągała wcześniej sama. Nie liczymy tej samej pracy jednocześnie jako całej jej wartości i jako oszczędności u dostawcy. Jeżeli rezultat odbiega od założeń, korygujemy wycenę albo proces, a nie definicję sukcesu. Sposób oceny efektów opisujemy szerzej na stronie Mierzalne Rezultaty.
Poniżej odpowiadamy na pytania, które zwykle pojawiają się przed decyzją o projekcie. Założenia i obliczenia znajdziesz w przykładzie dla 1000 FTE, a rozróżnienie nominalnego mandatu i ekwiwalentu przed podatkiem w części o NKUP.
Na potrzeby strony przyjmujemy prosty przedział: zatrudnienie jednej osoby może zmniejszyć mandat na PFRON (z uwzględnieniem NKUP) o około 4 650–18 600 zł. Dokładny wynik zależy od aktualnej stawki, luki firmy do wymaganego wskaźnika, stopnia niepełnosprawności i schorzenia. Dlatego przed ofertą liczymy konkretny przypadek, zamiast sprzedawać klientowi średnią z sufitu.
Mandat na PFRON jest NKUP, czyli nie obniża podstawy opodatkowania. Dlatego w business case pokazujemy dwie wartości: nominalny mandat oraz równoważny koszt przed opodatkowaniem, potrzebny do jego sfinansowania.
Pełny business case ma trzy składniki: oszczędność na mandacie na PFRON, wartość wykonanej pracy i łączny koszt projektu. Każdy z nich pokazujemy osobno, a dopiero potem wynik: oszczędność plus wartość pracy minus wszystkie koszty. Sam spadek mandatu nie mówi jeszcze, czy projekt ma sens.
Porównujemy ten sam okres i tę samą skalę działalności. Nominalny mandat i jego ekwiwalent przed opodatkowaniem pokazujemy osobno i do wyniku wybieramy jeden z tych poziomów; nie dodajemy ich do siebie. Wartość pracy ma własną metodę wyceny i nie jest automatycznie wpływem na konto. W modelu InnoThink nie zakładamy dofinansowania wynagrodzeń. Jeżeli uruchomienie wymaga dodatkowych kosztów, one też wchodzą do rachunku.
Nie zakładamy, że firma zaczyna od zera. Najpierw ustalamy faktyczne zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami, wymiar ich etatów i wpływ na wskaźnik. Potem liczymy wyłącznie pozostałą lukę i do niej dobieramy skalę projektu. Nie tworzymy w ten sposób zbędnych stanowisk i nie przypisujemy projektowi oszczędności, które firma już osiąga sama.
Punkt wyjścia zatwierdza osoba odpowiedzialna za rozliczenia. Sprawdzamy też dokumenty, okres ich ważności i daty zmian zatrudnienia. Projekt porównujemy z tym stanem, a nie z wygodnym wariantem, w którym cały dotychczasowy efekt zapisuje się na konto InnoThink. Gdy luka jest mała, sam mandat może nie uzasadniać dużego zespołu. Wtedy decydują rzeczywista potrzeba operacyjna i pełny koszt.
Brak wakatów w obecnym planie nie zamyka rozmowy. W modelu InnoThink punktem wyjścia jest decyzja zarządu o przeznaczeniu budżetu mandatu na PFRON na nowe etaty i rzeczywistą pracę. To decyzja o tym, na co idą pieniądze i zasoby firmy, a nie zamówienie rekrutacyjne, które HR ma dopasować do istniejących wakatów.
Potrzebny jest sponsor, który może zatwierdzić nowe etaty, i właściciel procesu, który wskaże zadania i odebierze ich wynik. Jeżeli centrala blokuje wzrost zatrudnienia, pokazujemy jej pełny rachunek i zakres odpowiedzialności. Nie nazywamy pracowników klienta outsourcingiem po to, żeby ominąć limit. Bez zgody na zatrudnienie i bez realnej pracy projektu nie uruchamiamy.
W modelu InnoThink zakładamy, że pracownicy pracują 7 godzin dziennie. Cele, harmonogram i KPI ustalamy do realnego czasu pracy, a nie do ośmiogodzinnego szablonu przeniesionego z innego zespołu. Czas i nieobecności są ewidencjonowane według uzgodnionego procesu. Krótszy dzień nie zwalnia z odpowiedzialności za wynik; wymaga po prostu sensownie zaprojektowanej pracy.
Siedmiogodzinny dzień w przyjętym modelu oznacza pełny etat, nie automatycznie 7/8 etatu. Przełożony planuje na tej podstawie obciążenie i dostępność zespołu, a payroll potwierdza właściwe normy dla danego pracownika. Jakości pracy nie mierzymy liczbą godzin spędzonych przy komunikatorze, tylko wykonaniem uzgodnionych zadań.
Podstawa mandatu na PFRON to przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej za zakończony kwartał. GUS publikuje je z opóźnieniem, a w rozliczeniu obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca po ogłoszeniu komunikatu w Monitorze Polskim. Bieżąca miesięczna deklaracja DEK-I-0 korzysta więc z danych o wynagrodzeniach sprzed kilku miesięcy, a nie z dzisiejszych stawek na rynku pracy.
Przykład: średnia za kwiecień–czerwiec 2026 r. wyniosła 9 233,13 zł. GUS ogłosił ją 10 sierpnia, publikacja w Monitorze Polskim nastąpiła 11 sierpnia, a podstawa obowiązuje za wrzesień, październik i listopad. Deklarację za listopad firma składa w grudniu. To nie jest rozliczenie kwartalne: deklaracje pozostają miesięczne, tylko przez trzy miesiące stosuje się tę samą podstawę.
W długim okresie zmienia się też skala kosztu. W I kwartale 2011 r. przeciętne wynagrodzenie wynosiło 3 466,33 zł, a w I kwartale 2026 r. 9 562,88 zł. Przy niezmienionej luce w zatrudnieniu wzrost podstawy podnosi mandat w tej samej proporcji. Nie znaczy to jednak, że podstawa rośnie w każdym kolejnym kwartale ani że da się ją wyliczyć z samej pensji minimalnej lub inflacji.
Do deklaracji używamy właściwej podstawy ustawowej. Do planowania budżetu dodajemy aktualny trend płac i warianty zmian, wyraźnie oddzielone od rozliczenia. Miesięczna informacja o wynagrodzeniach w sektorze przedsiębiorstw może wskazywać kierunek, ale nie zastępuje podstawy PFRON i nie jest pewną prognozą jej następnej wartości. W InnoThink aktualizujemy przykład na stronie co kwartał; finanse klienta potwierdzają zatrudnienie i rzeczywisty mandat co miesiąc.
Podstawy odpowiedzi zebraliśmy według tematu. Obliczenia wynikają z przytoczonych przepisów i danych; zakres pracy, obsługi i odpowiedzialności InnoThink opisuje przyjęty model współpracy.
| Zakres odpowiedzi | Źródła |
|---|---|
| Wskaźnik, zatrudnienie, luka i wpływ jednej osoby na mandat | Ustawa o rehabilitacji, art. 21 i 22; t.j. Dz.U. 2026 poz. 884; PFRON: wzór i miesięczny stan zatrudnienia; PFRON: podstawa naliczania |
| NKUP i podatkowa część business case | Ustawa CIT: art. 15, art. 16 ust. 1 pkt 36 i art. 19; Ministerstwo Finansów: stawki CIT |
| Czas pracy i rozliczanie etatu | PIP: czas pracy i zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami |
| Podstawa GUS, jej historia i terminy stosowania | Ustawa o rehabilitacji, art. 21 i 22; t.j. Dz.U. 2026 poz. 884; PFRON: podstawa naliczania; GUS: przeciętne wynagrodzenie w I kwartale 2011; GUS: przeciętne wynagrodzenie w I kwartale 2026; GUS: przeciętne wynagrodzenie w II kwartale 2026 |
Na pierwszą rozmowę wystarczą podstawowe dane: zatrudnienie w FTE, aktualny mandat na PFRON, informacja o już zatrudnionych OzN oraz obszary, w których brakuje czasu na pracę. Na tym etapie nie przesyłaj przez formularz orzeczeń ani danych zdrowotnych pracowników.
Ustalmy, czy firma ma rzeczywistą przestrzeń na projekt, kto może zatwierdzić nowe etaty i jakie zadania zespół mógłby przejąć. Jeżeli rachunek albo organizacja pracy nie uzasadniają wdrożenia, lepiej wiedzieć to przed rozpoczęciem rekrutacji niż po niej.
Ostatnia aktualizacja danych: 16 września 2026 r. Podstawa PFRON w przykładzie obowiązuje od września do listopada 2026 r.; kalkulację aktualizujemy kwartalnie. Indywidualny business case powstaje na danych klienta, a nie przez przepisanie tego przykładu.
